Hilfe & FAQ

keeep ist Ihr persönlicher, sicherer Ort für alle wichtigen Dokumente – Versicherungspolicen, Rechnungen, Verträge, Ausweise, Steuerunterlagen und mehr. Statt Papierstapeln und verstreuten PDFs haben Sie alles an einem Ort: automatisch sortiert, durchsuchbar und jederzeit griffbereit. Sie laden ein Dokument hoch oder leiten es per E-Mail weiter – keeep liest den Inhalt aus, vergibt Name, Datum und Kategorie und legt es richtig ab. Im KI-Chat stellen Sie Fragen zu Ihren Unterlagen («Wie hoch war meine Prämie 2025?»), und ein Assistent hilft beim Zusammenstellen der Steuererklärung. Unser Versprechen: weniger Papierkram, mehr Leben – mit Schweizer Datenschutz an erster Stelle. keeep wird in der Schweiz gehostet und Ihre Dateien werden verschlüsselt gespeichert.

Öffnen Sie auf der Seite «Dokumente» die Schaltfläche «Hochladen» und ziehen Sie Dateien hinein oder wählen Sie sie aus (PDF, JPG, PNG, HEIC). Auf dem Handy können Sie über «Scannen» die Kamera nutzen. Am bequemsten leiten Sie Dokumente einfach per E-Mail an Ihre persönliche keeep-Adresse weiter.

Direkt unterstützt sind PDF sowie die Bildformate JPG, PNG und HEIC/HEIF (z. B. iPhone-Fotos). Per E-Mail eingehende Anhänge dieser Formate werden ebenfalls verarbeitet; reiner Text im E-Mail-Text kann als Notiz abgelegt werden.

Nach dem Upload liest die KI den Inhalt aus und vergibt automatisch Absender, Datum, Kategorie und eine kurze Zusammenfassung. Der Dateiname entsteht als «Datum_Absender_Typ» (z. B. 2026-01-19_Helsana_Praemienrechnung). Sie können jedes Feld jederzeit im Detailpanel des Dokuments anpassen.

Nutzen Sie die Suche und die Filter (Kategorie, Typ, Absender, Datum) auf der Seite «Dokumente». Für inhaltliche Fragen – z. B. «Wie hoch war meine Prämie 2025?» – fragen Sie den KI-Chat im Tab «KI fragen»: Er durchsucht Ihre Dokumente und antwortet mit Quellenangabe.

Öffnen Sie ein Dokument und nutzen Sie die Karte «Erinnerung». Sie wählen ein Datum und optional eine Notiz; keeep schickt Ihnen zum Zeitpunkt eine E-Mail mit Link zum Dokument. Praktisch für Fristen, Kündigungen oder Verlängerungen.

Ja. Bei Pässen, Identitätskarten, Führerausweisen und Aufenthaltsbewilligungen erfasst keeep Name, Nummer und Ablaufdatum und setzt automatisch eine Erinnerung – normalerweise ein halbes Jahr vor Ablauf. Läuft das Dokument in weniger als sechs Monaten ab, wird es zusätzlich als «Aktion erforderlich» markiert. Dokumente ohne Ablaufdatum (z. B. viele Schweizer Führerausweise) erhalten keine Erinnerung.

Mit «Aktion erforderlich» markieren Sie Dokumente, die noch etwas von Ihnen verlangen – zahlen, unterschreiben, antworten, kündigen oder verlängern. • Öffnen Sie ein Dokument und schalten Sie «Aktion erforderlich» ein (oder markieren Sie über die Mehrfachauswahl gleich mehrere). • Das Dokument erhält ein «Aktion»-Abzeichen und wird in Ihrer Liste nach oben geheftet, damit es sichtbar bleibt. • Oben auf der Dokumente-Seite zeigt die Kachel «Aktion» die Zahl offener Punkte; ein Klick darauf filtert genau diese Dokumente. • Erledigt? Schalten Sie die Markierung wieder aus – das Dokument rutscht zurück in die normale Liste. Einige Dokumente werden automatisch markiert, etwa Ausweise, die in weniger als sechs Monaten ablaufen.

Jedes Konto hat eine persönliche Eingangsadresse (in den Konto-Einstellungen). Leiten Sie ein Dokument als Anhang dorthin weiter – keeep verarbeitet es automatisch und schickt eine Bestätigung zurück. Aus Sicherheitsgründen werden nur Absender akzeptiert, die Sie zuvor freigeschaltet haben (die «Absender»-Liste in den Einstellungen).

Ja. Senden Sie eine E-Mail ohne Anhang an Ihre Eingangsadresse: keeep erkennt, ob es eine Notiz zum Ablegen ist (z. B. ein Gutschein-Code oder eine Referenznummer) oder eine Frage, die beantwortet werden soll. Bei einem Gutschein mit Ablaufdatum wird automatisch eine Erinnerung gesetzt.

Ja – am einfachsten über ein gemeinsames Konto: • Jede Person hinterlegt auf demselben Konto ihren eigenen Passkey (in den Konto-Einstellungen). So meldet sich jede:r mit dem eigenen Gerät an (Face ID / Fingerabdruck), ganz ohne Passwort. • Schalten Sie beide persönlichen E-Mail-Adressen als «Absender» frei. Dann kann jede:r Dokumente von der eigenen Adresse an den gemeinsamen Eingang weiterleiten. • Die Steuererklärung passt ohnehin: Ehepaare reichen gemeinsam ein. Tipp: Hinterlegen Sie die E-Mail der zweiten Person als «Backup-E-Mail» (in den Konto-Einstellungen). Dann meldet sich jede:r per Magic-Link mit der eigenen Adresse an – und dieselbe Adresse dient zugleich der Konto-Wiederherstellung.

Für den normalen persönlichen Gebrauch werden Sie keine Grenzen spüren. Pro Konto stehen aktuell rund 5 GB Speicher zur Verfügung – genug für viele Tausend typische Dokumente. Beim Hochladen gilt eine grosszügige Obergrenze von etwa 100 Dokumenten pro Stunde; sie bremst nur Missbrauch und wird im Alltag nicht erreicht – auch nicht, wenn Sie einen ganzen Ordner auf einmal digitalisieren. Ihren aktuellen Speicherverbrauch sehen Sie oben auf der Dokumente-Seite. Sollten Sie je an eine Grenze stossen, melden Sie sich – grössere Kontingente sind in Vorbereitung.

In den Konto-Einstellungen unter «Zwei-Faktor-Authentisierung» starten Sie die Einrichtung. Am Computer scannen Sie den QR-Code mit einer Authenticator-App (z. B. Google Authenticator, 1Password). Arbeiten Sie mit einem Passwort-Manager oder Authenticator direkt am selben Computer? Dann klappen Sie unter dem QR-Code «Manueller Schlüssel» auf und fügen den angezeigten Schlüssel dort ein – Scannen ist nicht nötig. Auf dem Handy tippen Sie auf «In Authenticator-App öffnen» – das fügt keeep direkt hinzu. Danach geben Sie zur Bestätigung den 6-stelligen Code ein. Bewahren Sie die Wiederherstellungs-Codes sicher auf.

Ein Passkey ist eine passwortlose Anmeldung, die an Ihr Gerät gebunden ist und mit Face ID, Fingerabdruck oder Geräte-PIN bestätigt wird. Er ist sicherer als ein Passwort, weil es nichts zu erraten oder abzuphishen gibt. Pro Konto können Sie mehrere Passkeys hinterlegen – praktisch für mehrere Geräte oder mehrere Personen.

Sorgen Sie vor, solange Sie noch Zugang haben: • Hinterlegen Sie in den Konto-Einstellungen eine Backup-E-Mail. Verlieren Sie den Zugang zu Ihrer Haupt-E-Mail, können Sie sich per Magic-Link auch über diese zweite Adresse anmelden. • Hinterlegen Sie mehrere Passkeys – z. B. auf Handy und Laptop. Geht ein Gerät verloren, melden Sie sich weiterhin mit einem anderen an. • Haben Sie die Zwei-Faktor-Authentisierung (2FA) aktiviert, bewahren Sie die Wiederherstellungs-Codes aus der Einrichtung sicher und getrennt vom Gerät auf. So bleiben Sie auch dann handlungsfähig, wenn ein einzelnes Gerät oder ein Postfach verloren geht.

Im Tab «Steuern» beantworten Sie ein paar Fragen zu Ihrer Situation. keeep zeigt dann eine Checkliste der benötigten Belege und ordnet Ihre vorhandenen Dokumente automatisch den passenden Punkten zu. Sie können Dokumente von Hand verschieben, als erledigt markieren oder ausblenden. Eine eigene Kategorie sammelt die Korrespondenz mit dem Steueramt.

Datenschutz steht bei keeep an erster Stelle – nicht als Zusatz, sondern als Fundament: • Schweizer Hosting: keeep läuft in der Schweiz (Genf) und untersteht dem Schweizer Datenschutzrecht (revDSG). • Verschlüsselt gespeichert: Ihre Dateien liegen verschlüsselt; im Ruhezustand sieht der Speicheranbieter nur unlesbaren Geheimtext. Auch sensible Inhalte in der Datenbank – etwa Zusammenfassungen und Volltext – sind zusätzlich verschlüsselt. Darum das Abzeichen «Doppelt verschlüsselt». • Keine Werbung, kein Datenverkauf: keeep finanziert sich über Abonnements, nicht über den Verkauf Ihrer Daten. Welche Dienste wann welchen Inhalt verarbeiten – etwa für Texterkennung, KI-Antworten oder E-Mail – legen wir transparent in unserer Datenschutzerklärung dar (im Seitenfuss unter «Datenschutz»).

Android (Chrome): Tippen Sie im Browser-Menü auf «App installieren» oder nutzen Sie den Hinweis in der App. iPhone (Safari): Tippen Sie unten auf «Teilen» und dann auf «Zum Home-Bildschirm». Danach startet keeep wie eine normale App im Vollbild. Hinweis für Android: Erscheint beim Installieren über Samsung Internet eine Warnung, öffnen Sie keeep stattdessen in Chrome – dort klappt es ohne Hinweis.